A importância do conteúdo de webinar
Os Webinars (E-book), também conhecidos como web seminars ou webcasts, são conduzidos online e, normalmente, incluem uma apresentação áudio e também visual (por exemplo, uma apresentação PowerPoint ou uma demo de um produto).
Além de permitirem a redução de custos operacionais e de potencializarem o alcance para qualquer região do mundo, possibilitam também que o conteúdo possa ser disponibilizado para o público após o evento, podendo fazer parte de uma estratégia de vídeo marketing mais ampla.
Perante o panorama de pandemia, esta iniciativa permitiu evitar o cancelamento de eventos, passando-os apenas para o panorama digital, o que possibilitou a muitas empresas manter a data e hora que estavam já previstas, alterando apenas o formato em que a apresentação iria ocorrer.
Os webinars ao vivo (face aqueles que decorrem em diferido) possibilitam uma interação com o público superior a qualquer outro tipo de vídeo, sendo que os em Live Stream produzem três vezes mais engagement do que os normais. Assim, um dos principais motivos que leva os utilizadores a assistir a vídeos em direto prende-se com a maior aproximação à marca, pois são mais espontâneos, dinâmicos e não exigem edição, o que os torna mais naturais e sem filtros aos olhos do público.
A duração preferida para um webinar é entre os 30 e 40 minutos, mas, de acordo com um estudo de 2020, os webinars com duração de uma hora tinham uma taxa de inscrição de 67% enquanto que os de 30 minutos tinham uma taxa substancialmente menor, de 8%.
Porquê é que a sua organização os deve fazer
Os webinars são uma excelente oportunidade para as organizações serem reconhecidas como experts num determinado tema. Para além de que, se realizarmos uma demonstração do serviço/produto da organização, estamos a oferecer um proof of concept à distância, podendo potencialmente gerar leads interessantes para o negócio. Assim, um webinar bem realizado tem potencial para atrair e deixar participantes envolvidos durante horas, acrescentando mais valor para a organização.
Adicionalmente e quando comparando com outras comunicações que a empresa possa fazer, o potencial de alcance é superior. Os webinars que focam tópicos relevantes para o negócio têm capacidade para gerar entre 500 a 1000 leads, e a taxa de conversão média de um webinar é 55%. Como a barreira física é inexistente, aumenta o potencial de atrair visitantes do mundo inteiro, algo mais difícil de realizar com um evento físico. O facto de ser completamente digital e, obrigatoriamente, à distância acaba por atrair mais pessoas devido à flexibilidade nas suas agendas e, por outro lado, possibilita também à organização realizar um número maior de evento online ao longo do ano, dado que os custos são mais reduzidos.
De uma forma geral, um webinar permite não só criar novas relações com clientes como cuidar das existentes. Isto, juntando às vantagens previamente mencionadas, coloca o webinar como uma das melhores estratégias a adotar para expandir e aprofundar a comunicação da organização.
Como implementar e divulgar os webinars?
Os webinars são uma oportunidade de partilhar conhecimento e competências enquanto expandimos o nosso público. Por exemplo, a inscrição no webinar deve ser o mais facilitada possível, para incentivar à participação. Seja através de um formulário ou de uma resposta direta, é imperativo que seja feita através do email, de modo que seja fácil garantir o registo de todas as respostas.
Ainda para os implementar corretamente, existem vários passos que devem ser considerados:
- Definir a equipa: Realizar um webinar requer organização e uma equipa estruturada composta pelo organizador, o apresentador/orador e os assistentes. O organizador do webinar é o indivíduo responsável por desenvolver e organizar o conteúdo do webinar. Para além disso, cabe ao organizador procurar e definir os oradores mais indicados para o tema, e a promoção do evento. O apresentador/orador é o responsável pelo desenvolvimento, preparação e entrega dos materiais para as apresentações do webinar. Já os assistentes do webinar são as pessoas que auxiliam quem assiste o webinar. São o recurso quando existem problemas técnicos e é a eles que são colocadas questões que posteriormente são reencaminhadas aos oradores. Por norma, o número de participantes influencia o número de assistentes necessários para o webinar.
- Definir o formato do webinar: O formato a escolher depende sempre do tipo de webinar pretendido, sendo que existem quatro formatos dos quais se podem selecionar. Seja com um único orador, uma entrevista, um painel de discussão ou um Q&A, qualquer um destes motivará as interações de maneira diferente. Convém ter em mente que uma das maiores ferramentas para fomentar interação com o público durante um webinar é o espaço para perguntas e respostas, no final da apresentação. Seja qual for o formato selecionado, devem ser reservados pelo menos 10 minutos para perguntas, já que 92% dos participantes espera que este espaço exista. Os números de 2020 dão conta que webinars internos, utilizados como formação, são o tipo de webinars com mais presenças (65%), enquanto os utilizados para comunicação interna contam com 56,2% de presenças. Dependendo da dimensão do webinar, pode optar por utilizar mais que um dos formatos, sendo que cada um tem as suas vantagens e, em conjunto, acrescentam a interatividade e engagement dos participantes.
- Preparar o material visual e testar: Como já referido, um webinar é uma apresentação conduzida online, cujo objetivo é transformar, na medida do possível, a apresentação digital em física. Para tal, é necessário a existência de material visual relevante para o tema do webinar e uma forte apresentação (que deve ter um slide introdutório, um slide com a sinopse e um slide com as ferramentas ou websites utilizados) por parte do orador. No que toca aos testes ou ensaios, o ideal seria fazer dois testes antes do evento real, uma vez que estes são fundamentais para organizar o tempo de cada orador, garantir que o som e vídeo funcionam corretamente e para preparar os oradores a ter a apresentação mais fluída possível.
- Medir resultados: Tão importante como realizar um webinar, é medir a sua eficácia e os seus resultados. Após a realização do evento é possível aferir alguns resultados chave de desempenho, nomeadamente o número de participantes, o tempo de visualização e o número de perguntas. Com estas informações já é possível fazer uma comparação daquilo que eram os objetivos definidos do início do plano com os reais. Caso já tenham sido realizados webinares anteriores, é possível também comparar uns com os outros.
Depois de toda a planificação do conteúdo para o webinar, é também fundamental delinear uma estratégia de divulgação, de modo a garantir a máxima participação no evento digital. Para isto é necessário escolher um título apelativo e selecionar um bom dia e hora. De forma geral, as pessoas são mais recetivas em participar num webinar ao fim-de-semana do que durante a semana e, por outro lado, segundo vários estudos, os melhores dias para a realização de um webinar são quarta e quinta-feira. Adicionalmente, pode ser necessário realizar uma breve investigação sobre o que vai acontecer na semana e à hora do webinar.
Depois é ainda necessário relembrar os participantes do webinar, sendo benéfico enviar vários lembretes, ou seja, enviar um primeiro e-mail aos possíveis participantes, destacando o conteúdo do webinar outro uma semana antes e, finalmente um no dia anterior e/ou no próprio dia do evento.
É ainda crucial fazer uma correta divulgação nos canais de redes sociais. Nos dias de hoje, as redes sociais são também canais de distribuição fundamentais para webinares. No Facebook e LinkedIn, por exemplo, pode ser criado um evento e convidar inúmeros possíveis participantes. Já no Instagram, podemos publicar stories com possibilidade de inscrição no webinar ou simplesmente posts informativos. Além disso, é fundamental não deixar de acompanhar os participantes do webinar, pois estes podem fazer comentários nas suas redes sociais e é importante que faça essa monitorização.
Ainda através das conexões pessoais, é possível utilizar os participantes como canais de distribuição, onde, após o registo no evento, é criada uma página que permita a partilha do evento para os contactos do individuo já registado.
Por último, se o negócio está a ter bons resultados poderá investir em publicidade, divulgando o evento como se faria para qualquer evento físico.
Para saber mais sobre estratégias de implementação de Webinars, consulte o nosso Webinar Guidebook, que faz parte dos BloomCast Content Series, um documento desenvolvido pela BloomCast Consulting com o objetivo de fornecer informação útil e facilmente acionável para definir a linha comunicacional que deve ser utilizada na criação de vídeos, em contexto empresarial. Nele poderão encontrar as melhores práticas bem como algumas estatísticas e factos relevantes em relação a este formato.
Procura mais informação para dinamizar eventos em formato webinar? Contacte-nos e descubra como podemos ajudá-lo a inovar a sua comunicação.
