Planear eventos, independente da sua dimensão, requer sempre uma estratégia e (muita) organização. Quando as empresas planeiam organizar um evento, estão a pensar naturalmente no retorno que isso lhes pode trazer: seja ao nível do posicionamento da marca e da sua notoriedade, seja na manutenção do relacionamento com os seus consumidores e parceiros, ou no sentido de potenciar vendas e angariar novos clientes.
Qual o papel da Assessoria de Imprensa nos eventos?
Por norma, a Assessoria de Imprensa está presente em eventos que envolvem os Media, sendo uma peça fundamental em todas as fases: antes, durante e após.
Antes do Evento:
Antes do evento, é necessário definir em conjunto com o cliente o planeamento das ações, contextualizando-as. Para isso, é necessário pensar e responder às questões-chave:
- O que vai acontecer?
- Quando e onde?
- Como?
- Porquê?
O papel do assessor de Imprensa é ajudar a responder às questões que possam ainda estar por definir. Após existir resposta a todas estas questões, os assessores são responsáveis por produzir o material de divulgação para a Imprensa (Press Kit), convidar os jornalistas e confirmar as suas presenças, agendar entrevistas e preparar os porta-vozes para as mesmas.
Deve também ser definidos antes do evento os locais para a realização das entrevistas, bem como os espaços destinados aos fotógrafos que acompanhem os jornalistas.
Press Kit ou Kit de Imprensa: O que é?
O Press Kit é um conjunto de documentos informativos que é entregue aos jornalistas, por norma, no dia do evento.
Tradicionalmente, o Press Kit é entregue numa pasta ou pen, preferencialmente com o logótipo da empresa e referência ao evento, e inclui: uma página de boas-vindas, o press release, a agenda do evento e informação sobre oradores (quando aplicável), um bloco de notas/caderno, caneta, e outros documentos que possam ser relevantes. No entanto, existem várias formas de apresentar o Press Kit, mais ou menos inovadoras, que devem ser pensadas consoante o cariz do evento e identidade da marca.
Nota: Se existirem meios internacionais a cobrir o evento, a tradução dos documentos é um fator a ter em consideração.
Durante o evento:
Durante o evento, os assessores de Imprensa são responsáveis por fazer as acreditações dos jornalistas, preparar a sala de Imprensa, gerir as entrevistas (coletivas e/ou individuais) e os locais das mesmas.
Nota: Para os assessores de Imprensa, quando apenas responsáveis por esta mediação, o evento acaba quando já não existirem jornalistas no local.
Sobre as acreditações de jornalistas
As acreditações de jornalistas têm o objetivo de registar e confirmar as presenças entre a lista de confirmações para o evento. Por isso, os assessores de Imprensa devem sempre fazer-se acompanhar da lista das confirmações de Media, que deve conter os nomes dos jornalistas e respetivos contactos telefónicos.
Por norma, na zona de acreditações – que deve ser de fácil identificação –, é entregue um badge aos jornalistas que permite reconhecê-los e, em alguns casos, definir zonas de acesso.
Sobre a Sala de Imprensa
A Sala de Imprensa é o local destinado aos jornalistas, onde devem ser asseguradas as condições para que os mesmos possam trabalhar. Para isso, é preciso confirmar a existência de internet, tomadas, mesas e cadeiras. Podem também ser disponibilizadas águas, café e alguns snacks.
Após o evento:
Após o evento, os assessores de Imprensa são responsáveis por fazer a divulgação com um resumo do evento. Nesta fase, é também o momento para fazer o follow-up e fortalecer o relacionamento com os jornalistas que estiveram presentes, verificando se precisam de algum material adicional, e fazer o acompanhamento das publicações.
Se o serviço de Assessoria de Imprensa tiver sido contratado apenas para efeitos de divulgação e acompanhamento do evento, é boa prática elaborar-se um relatório final com os resultados do evento a nível mediático.
A Assessoria de Imprensa nos eventos virtuais
Devido ao contexto atual, a maior parte dos eventos está a acontecer em formato virtual e/ou híbrido. Contudo, o papel da Assessoria de Imprensa não se altera e é igualmente importante nos eventos digitais.
Resumidamente, o foco da Assessoria de Imprensa nos eventos, sejam presenciais ou digitais, deverá passar pelos seguintes pontos:
- Apoio no planeamento das ações ao nível de Media (planeamento do antes, durante e pós evento);
- Produção e divulgação de conteúdos para jornalistas;
- Relacionamento e suporte aos jornalistas;
- Agendamento e acompanhamento de entrevistas;
- Follow-up e acompanhamento de publicações
- Relatório de resultados (aplicável quando a Assessoria de Imprensa foi contratada apenas para a divulgação do evento)
Para ler outros artigos sobre o mundo da comunicação e quais as boas práticas que deve implementar, consulte aqui.
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