Planear eventos, independente da sua dimensão, requer sempre uma estratégia e (muita) organização. Quando as empresas planeiam organizar um evento, estão a pensar naturalmente no retorno que isso lhes pode trazer: seja ao nível do posicionamento da marca e da sua notoriedade, seja na manutenção do relacionamento com os seus consumidores e parceiros, ou no sentido de potenciar vendas e angariar novos clientes.
Qual o papel da Assessoria de Imprensa nos eventos?
Por norma, a Assessoria de Imprensa está presente em eventos que envolvem os Media, sendo uma peça fundamental em todas as fases: antes, durante e após.
Antes do Evento:
Antes do evento, é necessário definir em conjunto com o cliente o planeamento das ações, contextualizando-as. Para isso, é necessário pensar e responder às questões-chave:
- O que vai acontecer?
- Quando e onde?
- Como?
- Porquê?
O papel do assessor de Imprensa é ajudar a responder às questões que possam ainda estar por definir. Após existir resposta a todas estas questões, os assessores são responsáveis por produzir o material de divulgação para a Imprensa (Press Kit), convidar os jornalistas e confirmar as suas presenças, agendar entrevistas e preparar os porta-vozes para as mesmas.
Deve também ser definidos antes do evento os locais para a realização das entrevistas, bem como os espaços destinados aos fotógrafos que acompanhem os jornalistas.
Press Kit ou Kit de Imprensa: O que é?
O Press Kit é um conjunto de documentos informativos que é entregue aos jornalistas, por norma, no dia do evento.
Tradicionalmente, o Press Kit é entregue numa pasta ou pen, preferencialmente com o logótipo da empresa e referência ao evento, e inclui: uma página de boas-vindas, o press release, a agenda do evento e informação sobre oradores (quando aplicável), um bloco de notas/caderno, caneta, e outros documentos que possam ser relevantes. No entanto, existem várias formas de apresentar o Press Kit, mais ou menos inovadoras, que devem ser pensadas consoante o cariz do evento e identidade da marca.
Nota: Se existirem meios internacionais a cobrir o evento, a tradução dos documentos é um fator a ter em consideração.
Durante o evento:
Durante o evento, os assessores de Imprensa são responsáveis por fazer as acreditações dos jornalistas, preparar a sala de Imprensa, gerir as entrevistas (coletivas e/ou individuais) e os locais das mesmas.
Nota: Para os assessores de Imprensa, quando apenas responsáveis por esta mediação, o evento acaba quando já não existirem jornalistas no local.
Sobre as acreditações de jornalistas
As acreditações de jornalistas têm o objetivo de registar e confirmar as presenças entre a lista de confirmações para o evento. Por isso, os assessores de Imprensa devem sempre fazer-se acompanhar da lista das confirmações de Media, que deve conter os nomes dos jornalistas e respetivos contactos telefónicos.
Por norma, na zona de acreditações – que deve ser de fácil identificação –, é entregue um badge aos jornalistas que permite reconhecê-los e, em alguns casos, definir zonas de acesso.
Sobre a Sala de Imprensa
A Sala de Imprensa é o local destinado aos jornalistas, onde devem ser asseguradas as condições para que os mesmos possam trabalhar. Para isso, é preciso confirmar a existência de internet, tomadas, mesas e cadeiras. Podem também ser disponibilizadas águas, café e alguns snacks.
Após o evento:
Após o evento, os assessores de Imprensa são responsáveis por fazer a divulgação com um resumo do evento. Nesta fase, é também o momento para fazer o follow-up e fortalecer o relacionamento com os jornalistas que estiveram presentes, verificando se precisam de algum material adicional, e fazer o acompanhamento das publicações.
Se o serviço de Assessoria de Imprensa tiver sido contratado apenas para efeitos de divulgação e acompanhamento do evento, é boa prática elaborar-se um relatório final com os resultados do evento a nível mediático.
A Assessoria de Imprensa nos eventos virtuais
Devido ao contexto atual, a maior parte dos eventos está a acontecer em formato virtual e/ou híbrido. Contudo, o papel da Assessoria de Imprensa não se altera e é igualmente importante nos eventos digitais.
Resumidamente, o foco da Assessoria de Imprensa nos eventos, sejam presenciais ou digitais, deverá passar pelos seguintes pontos:
- Apoio no planeamento das ações ao nível de Media (planeamento do antes, durante e pós evento);
- Produção e divulgação de conteúdos para jornalistas;
- Relacionamento e suporte aos jornalistas;
- Agendamento e acompanhamento de entrevistas;
- Follow-up e acompanhamento de publicações
- Relatório de resultados (aplicável quando a Assessoria de Imprensa foi contratada apenas para a divulgação do evento)
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Mais do que nunca, vivemos numa Era de estímulos, que são diversos na forma e no conteúdo. Publicidade e vendas, notícias, redes sociais ou entretenimento dividem as nossas atenções, dificultando a concentração dos destinatários da informação, mas também as estratégias das marcas e organizações. Apesar do autêntico frenesim e corrupio de conteúdos, os consumidores ainda anseiam por mais: querem conhecer, querem aprender, querem se divertir, querem ser convencidos. Aqui, reside o poder de uma infografia, enquanto ferramenta para aprofundar o conhecimento e ter impacto.
Resumidamente, a infografia (Ebook) pode ser descrita como um conjunto de recursos visuais – diagramas, fotografias, mapas ou gráficos – utilizados na apresentação de informação. Se “uma imagem vale mais que mil palavras”, estamos perante uma ferramenta que acrescenta ainda mais valor à comunicação, tendo a capacidade de dissecar um assunto complexo, captando a atenção, ou assumir-se como um elemento diferenciador.
Mais do que uma imagem
Até 90% das informações que são transmitidas para o cérebro são visuais, o que faz com que a infografia seja uma poderosa forma de veicular dados importantes, como estatísticas ou informações complexas. A rapidez da comunicação também é promovida, assim como um maior engagement, já que uma infografia é partilhada três vezes mais do que outras formas de conteúdo. Paralelamente, tem um forte efeito tangível em CRO e publicidade em redes sociais.
Quando integrado em todo a estratégia de marketing de conteúdo, o design da infografia impulsiona os principais resultados do marketing digital. A chave para o sucesso passa por combinar a estratégia de marketing à produção criativa.
Apesar do SEO ser uma desvantagem, a partilha da infografia com outros sites ou blogs é, na verdade, muito positiva. Ao colocar os devidos créditos (link para o seu website e para a infografia original), vai ajudar a posicionar a sua organização.
Além do marketing e das vendas, a infografia pode ser utilizada em apresentações e comunicações internas ou sessões de formação. Ou seja, comunicar bem e de forma eficiente não é uma tarefa que deve ser olhada somente para o exterior. Dentro das organizações, o potencial também é imenso.
Como criar uma infografia
A eficácia de uma mensagem só pode ser garantida através de uma planificação. Para criar uma infografia de sucesso, há quatro passos essenciais que devem ser tomados.
- Definir objetivos;
- Recolher dados;
- Desenvolver um layout;
- Completar a narrativa visual com texto e toque final;
Tendências e modelos
Atualmente, vivemos numa era digital onde o crescimento de novas plataformas é uma constante. No mesmo sentido, também as infografias tomam novas formas e ocupam novos espaços, permitindo explorar diversos recursos para transmitir a informação. Em traços genéricos, podemos identificar três grandes tipos: estáticas, animadas e interativas.
- Infografias estáticas: Apesar de serem as mais comuns, isso não significa que a sua execução seja menos trabalhosa. Quando a infografia é apenas uma imagem estática, os dados precisam ser bem organizados e, geralmente, existe bastante informação textual.
- Infografia animada: Um recurso muito utilizado são as infografias animadas. Nestes casos, as informações podem ser apresentadas faseadamente, devido à sua mobilidade. Os problemas são as dificuldades técnicas na execução. Profissionais que dominam animação e modelagem 3D são caros e uma infografia com um nível de complexidade muito alta pode custar bastante dinheiro.
- Infografia interativa: Este tipo de infografia também exige um nível técnico avançado, uma vez que envolverá, além de animações, conhecimentos de programação. Os conteúdos devem ser manipuláveis pelo utilizador para que consiga “passear” pelas informações de forma intuitiva e rápida.
Ferramentas a utilizar
Existem inúmeras ferramentas gratuitas online para fazer uma infografia a partir do zero, nomeadamente:
- Canva – É uma ferramenta de design que permite que qualquer pessoa construa uma infografia em 30 minutos.
- Venngage – Muito semelhante ao Canva, oferece um conjunto de templates customizáveis com a possibilidade de inserir
- Piktochart – Dá a possibilidade de integrar elementos interativos e apelativos. Uma das funcionalidades mais atrativas é o tutorial sobre cada passo da construção da infografia.
- easelly – Mais uma ferramenta muito simples onde basta iniciar e começar logo a trabalhar na infografia.
Para saber mais sobre o desenvolvimento e criação de infografias, consulte o nosso Infografias Guidebook, que faz parte dos BloomCast Content Series, um documento desenvolvido pela BloomCast Consulting com o objetivo de fornecer informação útil e facilmente acionável para marcas e organizações. Nele poderão encontrar as melhores práticas bem como algumas ferramentas úteis para usar.
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