No plano da comunicação, a gestão de crise deve ser encarada como essencial para as organizações e há várias estratégias para limitar os potenciais impactos na reputação ou finanças. Prevenir é a palavra-chave, até porque o facto de vivermos uma era de incerteza multiplica os riscos em perspetiva.
Com canais de informação a emitir, todos os dias, durante 24h, websites de notícias atualizados ao minuto e redes sociais alimentadas por conteúdos virais, partilhados por milhões de pessoas, qualquer erro ou passo dado em falso por uma organização é uma ameaça. Sim, uma crise pode estar ao virar da esquina e, em baixo, explicamos como é possível estar melhor preparado.
O que é uma crise?
Uma crise é uma situação não rotineira provocada por um fator interno ou externo, que pode ter um impacto significativo em pessoas, ativos, operações e/ou finanças, sendo ainda uma ameaça para a imagem ou reputação das organizações. Por gerar incerteza, há o risco de ter consequências graves.
Recentemente, a Edelman publicou um estudo em que afirma que as crises já não podem ser vistas como momentos pontuais, registadas de tempos em tempos. Na realidade, 88 por cento dos participantes, constituídos por executivos de empresas de todo o mundo, revelaram que enfrentaram pelo menos uma grande crise com impacto no negócio, nos últimos três anos.
As novas dinâmicas geradas pelos canais digitais têm transformado a forma como os problemas surgem, circulam e persistem no tempo. Por exemplo, uma das dimensões com maior relevância é o ativismo focado em aspetos sociais, de diversidade e inclusão. No total, 74 por cento dos participantes indicaram que fazem com que a gestão de crise seja mais complicada de realizar. Por outro lado, três em quatro executivos notaram que a desinformação é uma ameaça crescente para as empresas.
No mesmo estudo concluiu-se que os cinco principais problemas são registados em: produtos e supply chain, questões laborais e mudanças de liderança, assuntos de ordem legal, regulação e finanças, cibersegurança e cibercrime, e falhas em tecnologia. A lista contempla ainda ativismo contra a empresa, má conduta, ambiente ou conteúdos virais em redes sociais.
Prevenir para não remediar
Se os problemas estão identificados, se os canais de comunicação são múltiplos e se a possibilidade de estarmos perante uma gestão de crise é cada vez maior, será que as organizações estão preparadas? Infelizmente, a resposta é “não”.
A dar força a esta realidade estão as conclusões do último inquérito da consultora PwC focado em crises globais. Datado de 2021, aponta que apenas 23 por cento das organizações norte-americanas tinham uma equipa responsável por gestão de crise quando surgiu a pandemia de COVID-19 e só 39 por cento desenvolveram um plano que consideravam ser “muito relevante”.
Tendo em conta estes dados reveladores, é essencial que as organizações apostem na prevenção. Em primeiro lugar, com a preparação de uma equipa dedicada à gestão de crise, que tenha formação específica e, em especial, treino com simulações ou exercícios práticos para potenciais situações de risco. Para isso, será necessário que os seus membros entendam as dinâmicas dos meios e das diferentes plataformas de comunicação, desenvolvam competências como porta-vozes, percebam a importância da gestão da informação para a comunicação com os vários públicos e revejam ou criem um plano de gestão de crise.
Aquando de uma situação de crise, será importante que a equipa dedicada à gestão de crise tenha a capacidade de:
- Identificar a estrutura do problema para perceber as causas da crise, o que aconteceu, o que está a ser feito e o que pode vir a acontecer;
- Considerar o tempo como um fator essencial, já que vai ser exigida a partilha de informação, com a pressão de que cada segundo conta;
- Controlar as comunicações, definindo quem será o encarregado da divulgação junto dos stakeholders externos, de forma a existir um porta-voz de crise para falar a uma só voz;
- Mostrar total transparência e coerência no discurso, lembrando sempre que “menos é mais”;
- Organizar comunicações públicas para evitar intermediários, mal-entendidos e dispersão da informação, constituindo-se como uma fonte de informação fiável.
A construção das mensagens
Ganhar o controlo da narrativa durante uma situação de gestão de crise parece ser uma forma de lidar com o problema. Apesar de não existir uma fórmula mágica, existem recomendações que podemos seguir para dar a volta ao problema, de uma forma positiva e humilde.
Desde logo, a construção da mensagem sobre determinado acontecimento ou incidente deve basear-se numa versão real dos factos. Posteriormente, há que referir as ações empreendidas, ou seja, o que foi feito, o que está a ser feito e o que vai ser feito.
A mensagem deve contemplar as pessoas que, eventualmente, tenham sido impactadas ou sofrido danos. Ao mesmo tempo, o compromisso para uma solução é o fator que projeta o futuro e a confiança que se procura reconquistar. Tudo isto com transparência, porque nada há a esconder e, sempre que possível, serão disponibilizados dados adicionais.
A partilha de informação para, precisamente, promover a transparência pode surgir de diversas formas: comunicado de imprensa, conferência de imprensa, briefings regulares (caso se justifiquem), publicações em redes sociais, entre outros.
Identificar e conhecer os públicos-alvo
Em qualquer circunstância, quem comunica necessita de conhecer os seus públicos-alvo. Na gestão de crise, o processo de comunicação tem de ser gerido junto dos stakeholders internos e externos: colaboradores, media, cidadãos, instituições parceiras e da Administração Pública, analistas, investidores, acionistas, ativistas, etc..
Dependendo da natureza da crise, os públicos devem ser claramente definidos, até porque a ausência de comunicação ou uma falha de comunicação com estes pode levar à escalada da situação, causar confusão, perda de tempo e, sobretudo, de credibilidade.
A multiplicidade do potencial impacto de uma situação de crise implica o cruzamento de várias fontes e o contributo de diversos departamentos para oferecer informação relevante para os diferentes stakeholders. Outro aspeto complexo passa pela monitorização em tempo real, por exemplo nos meios de comunicação e nas redes sociais.
A importância de um porta-voz
No caso da comunicação de crise, é importante que seja definido um porta-voz, que esteja preparado para qualquer cenário e coordenado com a equipa de gestão de crise. Esta pessoa não tem de ser, necessariamente, o CEO da empresa ou o responsável pela comunicação. Contudo, terá de ser sempre assessorada pelos departamentos e serviços da organização relevantes.
Ao porta-voz cabe levar os conteúdos e as mensagens-chave aos públicos-alvo. Encarar a realidade, não negar a evidência e falar apenas do que for possível argumentar são algumas das estratégias a adotar. Se necessário, poderá socorrer-se de notas e deve estar igualmente informado sobre outros temas da atualidade que possam ter relação à situação de crise.
A importância do porta-voz não passa apenas pela comunicação verbal e o seu conteúdo. É igualmente importante a linguagem não-verbal, algo que pode ser treinado. Aqui, entram em equação aspetos como dicção, postura, olhar, expressões faciais ou até a roupa utilizada.
O desafio do digital e dos dados
Na gestão de crise, não nos devemos levar pela sensação de urgência das redes sociais, mas também não devemos ficar em silêncio. Dar uma resposta célere e sustentada, remetendo para fontes, ajuda a deter rumores e conversas negativas.
Porque a versão da organização importa, os seguidores – que podem ser clientes, parceiros ou público em geral – querem ouvir o que esta parte interessada tem a dizer. Para que a resposta seja estruturada, também na área da comunicação digital, é importante desenvolver um manual de crise online para antecipar situações que possam perturbar a reputação.
No já citado estudo da Edelman, intitulado Connected Crisis 2021 Study, apenas 31 por cento dos executivos inquiridos afirmaram que a sua empresa tinha capacidade descrita como “bastante boa” para antecipar e identificar os riscos de uma crise em contexto digital. Já menos de um em cada três indicaram que a organização que lideram estava preparada para utilizar outros canais, além de comunicados de imprensa e esclarecimentos escritos, para responder em situação de crise.
A importância da utilização de dados neste tipo de situações é igualmente de considerar. Apesar de as organizações terem isso em conta, ainda fazem um uso residual das suas potencialidades. O estudo da Edelman adianta que só um em cada três executivos estão preparados para utilizar fontes de informação de dados na resposta a crises.
E depois da crise?
A sabedoria popular diz que “depois da tempestade vem a bonança”. Mas, no pós-crise, aquilo que realmente deve acontecer é uma avaliação com o objetivo de tirar lições e estar melhor preparado para situações semelhantes no futuro.
Sim, as crises vão se multiplicar e o passado recente mostrou-nos que as notícias falsas espalham-se à velocidade de um clique, uma pandemia fechou meio mundo em casa e as tensões geopolíticas têm impactos que não conhecem fronteiras. Para prevenir riscos acrescidos, o ideal é apostar na prevenção.
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A pandemia do Covid-19, é um lembrete de que muito do que nos acontece na vida está fora do nosso controlo. As alturas de ameaça emergentes, como a que se tem verificado, são, por norma, ideais para repensar ou reformular a estratégia de comunicação em tempos de gestão de crise de uma empresa.
Neste caso, têm-se verificado vários graus de gestão de crise, que difere de empresa para empresa. No entanto, algumas situações estão diretamente relacionadas com a propagação do vírus e surgem de casos de contaminação interna. Mas, na maioria dos casos, a gestão de crise pode ser insuficiente apenas porque os gabinetes de comunicação das empresas se sentem assoberbados e pouco preparados para comunicar uma situação desta dimensão, primeiro para os seus colaboradores e depois para o mundo exterior.
Assim, existem alguns passos que devem ser tidos em conta ao enfrentar situações de comunicação de crise:
1- Antecipar o acontecimento
A maior mudança que necessita de acontecer prende-se com o modo de pensar das empresas, no que toca a gestão de crise, que devem, sempre que possível, alterar a sua perspetiva de comunicação reativa para planear cenários possíveis proactivamente.
Enquanto que a maioria das empresas pode estar preparada para lidar com a comunicação de crise, algumas podem não antecipar estratégias, igualmente, importantes como mapear os riscos de cada opção e comunicar as fases de recuperação após a gestão de crise. Estratégias de prevenção podem ser, especialmente, importantes em comunicação para redes sociais, onde o feedback é direto e imediato e, no qual a digitalização incentiva a uma mudança, não só na rapidez de resposta como no conteúdo, canal e tom da mesma.
2 – Utilizar a tecnologia a favor da empresa
Em tempos de crise, as ferramentas digitais podem não ser perfeitas, mas têm um papel preponderante no que toca a preservar os dados e, sobretudo, são extremamente importantes em situações de trabalho remoto, por exemplo.
Ferramentas de analítica, seja ela preditiva ou não, podem ajudar a empresa a estabelecer prioridades no que toca a potenciais hacks do sistema, pois ajudam a determinar a probabilidade de ataques. Neste sentido, empresas que investem em tecnologia para salvaguardar a sua cibersegurança estão mais bem preparadas e conseguem, mais facilmente, perceber o que correu menos bem, o que resultou e de que forma se poderá construir melhores parcerias e alianças para o futuro.
3 – Preservar os Valores essenciais da empresa
A Cultura e os Valores da empresa são importantes pilares que ajudam a prevenir uma crise e a guiar a sua resposta perante uma. A atenção aos detalhes e àquilo que é mais essencial para a cultura da organização pode fazer a diferença entre controlo de danos eficaz e situações mais desfavoráveis.
Para que os chefias possam ajudar outros dentro de uma empresa, é necessário, que estes tenham apoio também. Neste sentido, atribuir papéis específico, numa situação de comunicação de crise, poderá ser importante para que, em alturas críticas, todos saibam qual o seu papel e quando é necessário (ou não) envolver mais alguém para orientar trabalhos e ajudá-los a atingir o seu sucesso.
4 – Investir nas abordagens criativas
Diferentes empresas enfrentarão diferentes desafios. Perante este contexto, é importante investir na comunicação interna e solidificar a mensagem corporativa, de forma clara, mas criativa.
A criatividade pode ser o caminho indicado para ultrapassar obstáculos, sejam eles referentes à empresa ou aos seus clientes, de modo a conseguir atingir um público-alvo com transparência, empatia e honestidade, preservando o cariz humano da mensagem.
5- Preparar o regresso
É fundamental que, desde o início, nas estratégias de crise a serem implementadas, estejam também contemplados os possíveis cenários pós-crise, de forma a que as organizações consigam retirar insights sobre como se devem preparar para se tornarem mais robustas neste regresso.
Como todos sabemos, em todas as crises, existem empresas que conseguem adaptar-se mais rapidamente, conseguindo mais facilmente recuperar ou ter um impacto menos significativo do que outras. Segundo a BCG, por exemplo, cerca de 14% das empresas aumentam receita e margem em períodos de crise.
Desta forma, vários são os exemplos de empresas, que anteciparam cenários e mudanças de comportamentos e procuraram tirar partido dos mesmos, alterando o seu modelo de negócio para enfrentar a quebra de vendas e acudir às novas necessidades em tempos de pandemia. Se antes faziam impressões 3D ou peças para automóveis, agora fabricam viseiras. Se antes produziam têxteis ou cerveja, agora fazem desinfetante.
Independentemente dos cenários, é fundamental que as organizações não desvalorizem a importância de se prepararem e criarem uma estratégia de gestão de crise eficaz, porque só assim estarão um passo à frente da sua concorrência.