No plano da comunicação, a gestão de crise deve ser encarada como essencial para as organizações e há várias estratégias para limitar os potenciais impactos na reputação ou finanças. Prevenir é a palavra-chave, até porque o facto de vivermos uma era de incerteza multiplica os riscos em perspetiva.
Com canais de informação a emitir, todos os dias, durante 24h, websites de notícias atualizados ao minuto e redes sociais alimentadas por conteúdos virais, partilhados por milhões de pessoas, qualquer erro ou passo dado em falso por uma organização é uma ameaça. Sim, uma crise pode estar ao virar da esquina e, em baixo, explicamos como é possível estar melhor preparado.
O que é uma crise?
Uma crise é uma situação não rotineira provocada por um fator interno ou externo, que pode ter um impacto significativo em pessoas, ativos, operações e/ou finanças, sendo ainda uma ameaça para a imagem ou reputação das organizações. Por gerar incerteza, há o risco de ter consequências graves.
Recentemente, a Edelman publicou um estudo em que afirma que as crises já não podem ser vistas como momentos pontuais, registadas de tempos em tempos. Na realidade, 88 por cento dos participantes, constituídos por executivos de empresas de todo o mundo, revelaram que enfrentaram pelo menos uma grande crise com impacto no negócio, nos últimos três anos.
As novas dinâmicas geradas pelos canais digitais têm transformado a forma como os problemas surgem, circulam e persistem no tempo. Por exemplo, uma das dimensões com maior relevância é o ativismo focado em aspetos sociais, de diversidade e inclusão. No total, 74 por cento dos participantes indicaram que fazem com que a gestão de crise seja mais complicada de realizar. Por outro lado, três em quatro executivos notaram que a desinformação é uma ameaça crescente para as empresas.
No mesmo estudo concluiu-se que os cinco principais problemas são registados em: produtos e supply chain, questões laborais e mudanças de liderança, assuntos de ordem legal, regulação e finanças, cibersegurança e cibercrime, e falhas em tecnologia. A lista contempla ainda ativismo contra a empresa, má conduta, ambiente ou conteúdos virais em redes sociais.
Prevenir para não remediar
Se os problemas estão identificados, se os canais de comunicação são múltiplos e se a possibilidade de estarmos perante uma gestão de crise é cada vez maior, será que as organizações estão preparadas? Infelizmente, a resposta é “não”.
A dar força a esta realidade estão as conclusões do último inquérito da consultora PwC focado em crises globais. Datado de 2021, aponta que apenas 23 por cento das organizações norte-americanas tinham uma equipa responsável por gestão de crise quando surgiu a pandemia de COVID-19 e só 39 por cento desenvolveram um plano que consideravam ser “muito relevante”.
Tendo em conta estes dados reveladores, é essencial que as organizações apostem na prevenção. Em primeiro lugar, com a preparação de uma equipa dedicada à gestão de crise, que tenha formação específica e, em especial, treino com simulações ou exercícios práticos para potenciais situações de risco. Para isso, será necessário que os seus membros entendam as dinâmicas dos meios e das diferentes plataformas de comunicação, desenvolvam competências como porta-vozes, percebam a importância da gestão da informação para a comunicação com os vários públicos e revejam ou criem um plano de gestão de crise.
Aquando de uma situação de crise, será importante que a equipa dedicada à gestão de crise tenha a capacidade de:
- Identificar a estrutura do problema para perceber as causas da crise, o que aconteceu, o que está a ser feito e o que pode vir a acontecer;
- Considerar o tempo como um fator essencial, já que vai ser exigida a partilha de informação, com a pressão de que cada segundo conta;
- Controlar as comunicações, definindo quem será o encarregado da divulgação junto dos stakeholders externos, de forma a existir um porta-voz de crise para falar a uma só voz;
- Mostrar total transparência e coerência no discurso, lembrando sempre que “menos é mais”;
- Organizar comunicações públicas para evitar intermediários, mal-entendidos e dispersão da informação, constituindo-se como uma fonte de informação fiável.
A construção das mensagens
Ganhar o controlo da narrativa durante uma situação de gestão de crise parece ser uma forma de lidar com o problema. Apesar de não existir uma fórmula mágica, existem recomendações que podemos seguir para dar a volta ao problema, de uma forma positiva e humilde.
Desde logo, a construção da mensagem sobre determinado acontecimento ou incidente deve basear-se numa versão real dos factos. Posteriormente, há que referir as ações empreendidas, ou seja, o que foi feito, o que está a ser feito e o que vai ser feito.
A mensagem deve contemplar as pessoas que, eventualmente, tenham sido impactadas ou sofrido danos. Ao mesmo tempo, o compromisso para uma solução é o fator que projeta o futuro e a confiança que se procura reconquistar. Tudo isto com transparência, porque nada há a esconder e, sempre que possível, serão disponibilizados dados adicionais.
A partilha de informação para, precisamente, promover a transparência pode surgir de diversas formas: comunicado de imprensa, conferência de imprensa, briefings regulares (caso se justifiquem), publicações em redes sociais, entre outros.
Identificar e conhecer os públicos-alvo
Em qualquer circunstância, quem comunica necessita de conhecer os seus públicos-alvo. Na gestão de crise, o processo de comunicação tem de ser gerido junto dos stakeholders internos e externos: colaboradores, media, cidadãos, instituições parceiras e da Administração Pública, analistas, investidores, acionistas, ativistas, etc..
Dependendo da natureza da crise, os públicos devem ser claramente definidos, até porque a ausência de comunicação ou uma falha de comunicação com estes pode levar à escalada da situação, causar confusão, perda de tempo e, sobretudo, de credibilidade.
A multiplicidade do potencial impacto de uma situação de crise implica o cruzamento de várias fontes e o contributo de diversos departamentos para oferecer informação relevante para os diferentes stakeholders. Outro aspeto complexo passa pela monitorização em tempo real, por exemplo nos meios de comunicação e nas redes sociais.
A importância de um porta-voz
No caso da comunicação de crise, é importante que seja definido um porta-voz, que esteja preparado para qualquer cenário e coordenado com a equipa de gestão de crise. Esta pessoa não tem de ser, necessariamente, o CEO da empresa ou o responsável pela comunicação. Contudo, terá de ser sempre assessorada pelos departamentos e serviços da organização relevantes.
Ao porta-voz cabe levar os conteúdos e as mensagens-chave aos públicos-alvo. Encarar a realidade, não negar a evidência e falar apenas do que for possível argumentar são algumas das estratégias a adotar. Se necessário, poderá socorrer-se de notas e deve estar igualmente informado sobre outros temas da atualidade que possam ter relação à situação de crise.
A importância do porta-voz não passa apenas pela comunicação verbal e o seu conteúdo. É igualmente importante a linguagem não-verbal, algo que pode ser treinado. Aqui, entram em equação aspetos como dicção, postura, olhar, expressões faciais ou até a roupa utilizada.
O desafio do digital e dos dados
Na gestão de crise, não nos devemos levar pela sensação de urgência das redes sociais, mas também não devemos ficar em silêncio. Dar uma resposta célere e sustentada, remetendo para fontes, ajuda a deter rumores e conversas negativas.
Porque a versão da organização importa, os seguidores – que podem ser clientes, parceiros ou público em geral – querem ouvir o que esta parte interessada tem a dizer. Para que a resposta seja estruturada, também na área da comunicação digital, é importante desenvolver um manual de crise online para antecipar situações que possam perturbar a reputação.
No já citado estudo da Edelman, intitulado Connected Crisis 2021 Study, apenas 31 por cento dos executivos inquiridos afirmaram que a sua empresa tinha capacidade descrita como “bastante boa” para antecipar e identificar os riscos de uma crise em contexto digital. Já menos de um em cada três indicaram que a organização que lideram estava preparada para utilizar outros canais, além de comunicados de imprensa e esclarecimentos escritos, para responder em situação de crise.
A importância da utilização de dados neste tipo de situações é igualmente de considerar. Apesar de as organizações terem isso em conta, ainda fazem um uso residual das suas potencialidades. O estudo da Edelman adianta que só um em cada três executivos estão preparados para utilizar fontes de informação de dados na resposta a crises.
E depois da crise?
A sabedoria popular diz que “depois da tempestade vem a bonança”. Mas, no pós-crise, aquilo que realmente deve acontecer é uma avaliação com o objetivo de tirar lições e estar melhor preparado para situações semelhantes no futuro.
Sim, as crises vão se multiplicar e o passado recente mostrou-nos que as notícias falsas espalham-se à velocidade de um clique, uma pandemia fechou meio mundo em casa e as tensões geopolíticas têm impactos que não conhecem fronteiras. Para prevenir riscos acrescidos, o ideal é apostar na prevenção.
Para saber como implementar uma estratégia de gestão de crise, com formação e treino para situações reais, entre em contacto connosco!
A Noesis é uma Consultora multinacional de referência no setor das tecnologias, que desenvolve soluções diferenciadoras e inovadoras de forma a impulsionar o crescimento sustentável dos seus clientes, parceiros e sociedade em geral
Fundada em 1995, a Noesis oferece serviços e soluções para apoiar os seus clientes na transformação digital e no desenvolvimento dos seus negócios. De modo a criar um valor sustentável e transversal a todos os setores, fornece soluções centradas em infraestruturas, software, qualidade e pessoas.
Conta com talentos altamente especializados nas mais exigentes tecnologias, e opera em nove áreas de negócio com escritórios em Portugal, Espanha, Holanda, Brasil, Irlanda e EUA. Desde 2020, a Noesis integrou a Altia, empresa espanhola cotada em bolsa.
A Noesis é cliente da BloomCast desde 2015, e tem vindo a reforçar a sua presença no mercado português e internacional, comunicando de forma consistente e coerente, através de mensagens-chave impactantes.
O DESAFIO LANÇADO:
Aumentar a notoriedade da Noesis enquanto Consultora tecnológica de referência no setor tecnológico, bem como posicionar os seus speakers enquanto Opinion Leaders no mercado português de TI.
Perante este contexto, o desafio proposto estava na necessidade de cimentar a visibilidade da Noesis no espaço mediático, em especial nos Órgãos de Comunicação Social especializados e de negócios, assegurando um ritmo de comunicação mais regular.
Comunicar as suas características únicas, principais vantagens das suas soluções, o seu know-how em tecnologia e em processos de negócio que conduzam a uma maior eficiência, assim consolidar o posicionamento da Noesis enquanto referência, nacional e internacional, nas áreas em que atua, bem como empresa de excelência para trabalhar, foram os principais objetivos deste projeto.
A NOSSA RESPOSTA
Neste sentido, o plano de comunicação apresentado pela BloomCast para este projeto contemplou três pilares fundamentais (reforçar a notoriedade da parte corporate, ou seja, de todo o Board, assim como dos Diretores das respetivas áreas; a diferenciação das suas soluções, assim como da sua cultura empresarial e a internacionalização), que permitiram chegar a um leque variado de meios de comunicação e, assim, alargar a presença da Noesis nos media nacionais.
Deliverables:
- Consultoria Estratégica
- Estratégia de Media Relations
- Comunicação One-to-One com OCS específicos
- Envio de Press Release a meios nacionais e internacionais;
- Fortalecimento de relação com os jornalistas nacionais;
- Desenvolvimento de conteúdos;
- Estratégia de Social Media;
- Gestão de Branded Content.
“O trabalho desenvolvido pela Bloomcast tem superado as expectativas, motivo pelo qual temos vindo a renovar anualmente esta parceria. Ao longo destes mais de 6 anos de colaboração, os desafios e os objetivos a atingir têm sido regularmente revistos, em função do crescimento da Noesis e do fortalecimento da nossa presença mediática no mercado. A Bloomcast tem participado ativamente nesse crescimento e tem sido capaz de acrescentar novas ideias, discutir novas estratégias, estabelecer novas metas, correspondendo ao desafio que lhes lançamos todos os anos: fazer mais e melhor do que no ano anterior!” – Ricardo Rocha, Diretor de Marketing e Comunicação da Noesis.
Descubra, aqui, mais acerca da Noesis.
Aqui, para ver outros Casos de Sucesso.
Podcast (ebook), uma palavra que até ao início de 2019 era associada a uma nova vaga de estratégias de comunicação, agora tornou-se, em pouco mais de um ano e meio, um conceito bastante comum e usual do nosso quotidiano. A origem do termo podcast surgiu da junção das palavras “iPod”, dispositivo da Apple de reprodução de áudio (MP3), com “broadcasting”, palavra em inglês que, traduzida, significa transmissão.
Podemos assim definir podcast como uma forma de comunicação, através de áudios disponibilizados na internet, diretamente associados a plataformas de streaming, sendo que estes estão disponíveis em formato online e offline, através de um download que pode ser feito por telemóveis e computadores. As temáticas podem ser abordadas de diversas formas como é o caso de entrevistas, áudio documentário, roda de conversa, entre outros. Os programas são frequentemente associados ao rádio, e de facto, não dá para negar que os podcasts se apresentam como uma versão inovadora dos antigos programas radiofônicos, devido ao desenvolvimento das tecnologias da informação e comunicação, e da democratização do acesso à internet que a sociedade vivenciou nas últimas décadas.
Quando é que foi a última vez que ouviu um podcast?
A probabilidade de uma pessoa, do seu círculo de contactos próximos, ter recentemente ouvido um podcast é elevada. Segundo um estudo de 2019 da Business Insider, mais do que três quartos dos utilizadores de internet nos Estados Unidos ouviram conteúdos em formato áudio digital, como música (streaming) e podcasts, pelo menos uma vez por mês, no ano passado. Adicionalmente, 51% da população já ouviu um podcast pelo menos uma vez e 26,9% são ouvintes regulares de pelo menos sete podcasts.
Com base nestes dados, nunca houve melhor altura para começar a desenvolver um podcast. A explosão deste formato tem chamado a atenção do público que está, cada vez mais, recetivo para ouvir conteúdo desta forma.
Desta forma, torna-se evidente que os podcasts são um canal de conteúdo aliciante a utilizar e que cria uma experiência mais personalizada do que, por exemplo, os blogs. Podemos consumir este tipo de conteúdo enquanto cozinhamos, conduzimos, ou mesmo, trabalhamos.
Mas então quais é que são as vantagens e as desvantagens de um podcast?
Vantagens
- É uma solução eficiente para se conectar com os públicos de forma criativa e diferenciada. Pode permitir chegar a novas audiências;
- É uma alternativa para educar os subscritores sobre as principais notícias e novidades do mercado relacionando a sua marca. Além disso, muitas empresas entrevistam outros profissionais e influenciadores relevantes, proporcionando debates ainda mais enriquecedores;
Desvantagens
- Encontrar os nossos ouvintes. Com milhões de podcasts sobre os mais variados temas, pode ser muito difícil classificar-se nos podcasts do Google ou do Spotify. Pode ser realmente desanimador e um teste de paciência gravar e editar vários episódios sem qualquer audiência. É preciso muito tempo e esforço para encontrar o nicho e a audiência certa para o conteúdo que está a produzir.
- Proteção de conteúdo. Qualquer pessoa pode facilmente copiar o seu conteúdo, alterá-lo e torná-lo público. É difícil identificar e controlar estes casos.
Diretrizes para criar um bom podcast
Definimos um conjunto de pontos que, qualquer principiante, deve ter em conta para criar um podcast de excelência.
Escolher um conceito que seja consistente com a filosofia da empresa e sustentável de manter:
- Escolher um título e capa para o podcast;
- Escrever uma descrição apelativa;
- Decidir qual o formato que o podcast terá;
- Adquirir equipamento e testar o software de gravação;
- Exportar e publicar episódios;
- Submeter os episódios em plataformas de distribuição e divulgar.
O Podcast Guidebook, que faz parte dos BloomCast Content Series, é um documento desenvolvido pela BloomCast Consulting com o objetivo de fornecer informação útil e facilmente acionável para definir a linha comunicacional que deve ser utilizada na criação de podcasts. Nele poderão encontrar as melhores práticas para criação de um podcast bem como algumas estatísticas e factos relevantes em relação ao formato.
Faça o download aqui!
Pode ver outros Ebooks aqui.
A Meios e Publicidade analisou o mercado da comunicação em 25 perguntas. Nós falamos sobre os ataques informáticos ao sites de media e de que forma podem gerir a sua reputação.
A situação inédita que o grupo Impresa atravessou veio demonstrar uma vez mais a importância de uma gestão adequada dos sistemas de informação, e como este é um tema critico para todas as organizações. Como em outras situações de gestão de crise, estamos sempre a olhar para o lado visível da situação, não tendo o total conhecimento da forma como o processo foi gerido para lhe responder, e que seria fundamental para uma completa análise do trabalho de gestão de crise feito. Do que conhecemos, a Impresa tomou as seguintes (e boas) decisões neste processo:
- Assumiu desde logo o que se estava a passar
- Informou clientes, parceiros, fornecedores
- Informou o mercado
- Manteve sempre o contacto regular e a comunicação foi feita e assinada por diversos speakers, desde jornalistas a diretores, e CEO
Foi ainda visível o espírito de união e a família Impresa veio ao de cima, todos juntos a trabalharem para garantir que a sua principal missão não era colocada em causa, com informação de qualidade e em liberdade. A frase “liberdade para informar”, permitiu ainda criar uma ligação emocional dos assinantes / leitores com a equipa da redação e colocou o foco da comunicação na importância e características únicas do serviço prestado pelos órgãos de comunicação social, tendo inclusivamente beneficiado de uma onda de solidariedade entre os restantes meios.
Algumas ideias-chave para evitar danos reputacionais:
Proatividade, transparência, segurança, decisão, atitude de liderança e comunicação assertiva e sempre que necessário à medida que a crise evolui, assegurando os interlocutores do controlo da situação.
Publicado, inicialmente, na Meios e Publicidade, na versão impressa. Testemunho de Rodolfo Oliveira, Managing Partner da BloomCast Consulting.
Pode ler a peça completa aqui.
Aqui, para ler outros artigos de Rodolfo Oliveira.
OS NOSSOS PROJETOS
A Líder em soluções de data analytics e inteligência artificial, a BI4ALL é uma empresa tecnológica portuguesa
A BI4ALL é cliente da BloomCast desde 2016, e tendo em conta o recente e relevante investimento feito na sua nova sede – a Cidade BI4ALL – foi crucial a comunicação deste projeto que nasceu com o objetivo de responder a um novo paradigma laboral e às necessidades dos colaboradores, proporcionando uma experiência de trabalho única, bem como uma melhor experiência para os clientes.
O DESAFIO LANÇADO:
Aumentar a notoriedade da BI4ALL enquanto empresa líder em soluções de Data Analytics e Inteligência Artificial, bem como apresentar um novo referencial de posicionamento e reforçar a sua cultura orientada para o bem-estar das pessoas.
Desde o seu nascimento, em 2004, que a empresa tem uma cultura focada nas pessoas, colaboradores e clientes, fomentando a proximidade e o ambiente familiar. A comunicação deste projeto foi pensada, desde o início, para reforçar a sua identidade e ser uma demonstração do reflexo do forte investimento da empresa no mercado nacional e internacional, onde esta tem mantido uma posição de liderança ao longo dos anos.
Era também objetivo da BI4ALL, através deste projeto, reforçar a mensagem da inovação ligada ao seu negócio, que se materializa agora num ambiente de trabalho dinâmico e que reúne todas as condições para a criatividade, agilidade, colaboração e trabalho altamente produtivo, permitindo à empresa manter uma posição de liderança como especialista em Transformação Digital e Data Strategy, com foco nas áreas de Data Analytics e Inteligência Artificial.
A NOSSA RESPOSTA
O plano de comunicação apresentado pela BloomCast para este projeto contemplou três pilares fundamentais (assentes no novo referencial de posicionamento “Cidade BI4ALL”; na cultura empresarial; e na inovação e vanguarda do negócio), que permitiram chegar a um leque variado de meios de comunicação e, assim, alargar a presença da BI4ALL nos media nacionais.
Deliverables:
- Estratégia de Media Relations;
- Comunicação One-to-One com OCS específicos;
- Envio de Press Release a meios nacionais e internacionais;
- Fortalecimento da relação com os jornalistas nacionais;
“Desde o início da nossa colaboração que a BloomCast tem revelado ser um parceiro importante para a comunicação da empresa junto dos órgãos de comunicação social, o que tem contribuído para um aumento da nossa notoriedade e reconhecimento no mercado. Contamos com o profissionalismo da BloomCast para nos ajudar a fortalecer o posicionamento da empresa como referência no setor.” – José Oliveira, CEO, BI4ALL
Descubra mais sobre a tecnológica portuguesa que está “a dar que falar”. Conheça, aqui, a BI4ALL
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